Coordinador de Comunicación
Newark, DE
Coordinador de Comunicación
Tiempo completo • Newark, DE
Puesto: Coordinador de Comunicación
Ubicación: Actualmente debe estar desplazable a Newark, DE. Puesto híbrido, 3 días a la semana presencial.
Duración: Hasta el 31/12/2027
Ubicación: Actualmente debe estar desplazable a Newark, DE. Puesto híbrido, 3 días a la semana presencial.
Duración: Hasta el 31/12/2027
Tarifa: Abierto
Entrevista: Vídeo
Descripción del puesto
Descripción del puesto
Buscamos un Coordinador de Comunicación que apoye la logística de reuniones, la documentación y la comunicación con los interesados dentro de un entorno dinámico y orientado a proyectos. Este puesto será un contrato a tiempo completo y híbrido en Newark, DE.
Lo que harás
- Servir como punto de contacto exclusivo para todas las solicitudes de reuniones entrantes de proveedores, clientes y partes interesadas internas
- Validar la agenda, la lista de asistentes y el objetivo del calendario de reuniones existente
- Revisa y tramita las solicitudes de reuniones utilizando el Formulario de Solicitud de Reuniones del PMO
- Colaborar con los solicitantes para asegurar que cada solicitud incluya una agenda completa, lista adecuada de asistentes, objetivo claro y el tiempo de antelación requerido
- Coordinarse con el facilitador del PMO para confirmar la disponibilidad, validar la composición de la audiencia y obtener la aprobación formal de la reunión
- Emite todas las invitaciones del calendario relacionadas con proyectos con agendas finalizadas, detalles de conexión y materiales de prelectura
- Mantener el Rastreador de Solicitudes de Reuniones del PMO y publicar el calendario semanal de reuniones para equipos y partes interesadas transversales
- Activa y gestiona las grabaciones de las reuniones al inicio de cada reunión formal
- Haz seguimiento de la asistencia a las reuniones y gestiona cualquier participante no registrado o no autorizado
- Mantén un registro en tiempo real de las acciones durante cada reunión, registrando al propietario, compromiso y fecha límite de cada acción
- Señalar desviaciones de agenda o discusiones sobre ampliación del alcance al facilitador de la PMO en tiempo real
- Gestionar la logística de las reuniones, incluyendo la reserva de salas, la configuración de la tecnología y el acceso de los participantes para plataformas virtuales
- Redactar el acta integral de la reunión dentro de las 24 horas siguientes a la conclusión utilizando la Plantilla de Actas aprobada por la PMO
- Captura decisiones, acciones, problemas, riesgos y siguientes pasos de forma precisa y completa
- Envía el borrador de actas al Facilitador del PMO para su revisión e incorpora todos los comentarios de los revisores
- Distribuir las actas finales aprobadas a todos los asistentes a la reunión y la lista de distribución del proyecto en un plazo de 24 horas desde la aprobación del Facilitador
- Mantener el control de versiones de todos los documentos de acta de reuniones
- Elaborar y distribuir el informe resumen mensual de la reunión del PMO al responsable de OCM
- Archivar todas las grabaciones de las reuniones en la carpeta designada del repositorio del proyecto en un plazo de 24 horas desde la conclusión de la reunión
- Archivar todas las actas finales de las reuniones en el repositorio dentro de las 24 horas posteriores a su distribución, circulando enlaces al contenido archivado con actas de reuniones
- Aplicar la convención de nombres de archivos estándar de PMO a todos los documentos archivados
- Mantener el registro de reuniones del proyecto con el estado actual de todas las reuniones
- Asegúrate de que la estructura de carpetas del repositorio se mantenga organizada y que los permisos de acceso estén vigentes
- Realizar auditorías trimestrales de los materiales archivados para confirmar su integridad y la correcta categorización
- Comunica el procedimiento de solicitud de reuniones a todos los nuevos proveedores, clientes y miembros del equipo de proyecto durante la incorporación del proyecto
- Hacer cumplir diplomáticamente las políticas de control de reuniones con proveedores o clientes que no cumplan, y redirigir los intentos de programación no autorizada al proceso de solicitud adecuado
- Escalar el incumplimiento repetido al responsable de OCM con documentación de apoyo
- Sirve como primer punto de contacto para preguntas relacionadas con reuniones, conflictos y necesidades de reprogramación
Lo que necesitarás
Obligatorio:
- Licenciatura en Administración de Empresas, Comunicación, Gestión de Proyectos o un campo relacionado (o combinación equivalente de formación y experiencia directamente relacionada)
- Entre 1 y 3 años de experiencia en un rol de coordinación de proyectos, administrativo o de apoyo en PMO
- Experiencia demostrada gestionando la logística de reuniones y elaborando documentación profesional para reuniones
- Experiencia trabajando en entornos con múltiples partes interesadas externas como proveedores, clientes o socios
- Dominio avanzado de la suite Microsoft 365, incluyendo Outlook, Word, Excel, Teams y SharePoint
- Experiencia con plataformas de videoconferencia como Microsoft Teams, Zoom o WebEx
- Dominio de la gestión de proyectos o herramientas de colaboración como SharePoint, Confluence, Jira, Smartsheet o equivalentes
- Capacidad para utilizar herramientas de transcripción o software de toma de notas asistido por IA
- Familiaridad con los sistemas de gestión documental y la organización de repositorios
Preferido:
- Certificación de Profesional en Gestión de Proyectos (PMP) o Asociado Certificado en Gestión de Proyectos (CAPM)
- Experiencia en un sector regulado o en un entorno de proyectos gubernamentales
- Experiencia previa como coordinador de proyectos, asistente ejecutivo o analista de operaciones apoyando a un PMO
- Experiencia en gestión de contratos o procesos de supervisión de proveedores
Exigencias físicas
- Capacidad para desempeñar de forma segura y exitosa las funciones esenciales del trabajo, conforme a la ADA y otros estándares federales, estatales y locales
- Trabajo sedentario que implica estar sentado o quedarse quieto la mayor parte del tiempo, con la necesidad ocasional de moverse por la oficina para asistir a reuniones, etc.
- Capacidad para realizar tareas repetitivas en un ordenador, utilizando ratón, teclado y monitor
DEW Softech, Inc es una consultora global de TI especializada en aumento y selección de personal, desarrollo de soluciones, externalización de soluciones y desarrollo de software. Dew Softech, Inc ayuda a nuestros clientes a definir, evaluar, seleccionar e implementar soluciones que impulsen los objetivos y metas de su empresa, creando una ventaja competitiva. Dew Softech, Inc también se especializa en consultoría ERP.
Nuestra misión
Proporcionar servicios empresariales, de consultoría informática y otros servicios de software con ideas integradas y frescas que ayuden a las organizaciones a servir mejor a sus clientes mediante un uso más inteligente de la Tecnología de la Información.
Nuestro éxito depende de los resultados que ofrecemos. Como política, nuestra misión es superar consistentemente las expectativas de los clientes, no solo cumplirlas.
Nuestro éxito depende de los resultados que ofrecemos. Como política, nuestra misión es superar consistentemente las expectativas de los clientes, no solo cumplirlas.
Nuestra ética
Nos enorgullece proclamar que los principios bíblicos son nuestra fuerza guía para nuestros valores éticos y hacemos todo lo posible por las tareas que realizamos como proveedor global de soluciones informáticas.
Nuestra vocación es ayudar a proclamar la Buena Nueva, alimentar a los hambrientos, ayudar a las viudas y huérfanos en la medida de nuestras posibilidades, tal y como lo manda DIOS.
Nuestra vocación es ayudar a proclamar la Buena Nueva, alimentar a los hambrientos, ayudar a las viudas y huérfanos en la medida de nuestras posibilidades, tal y como lo manda DIOS.
Carreras
Ofrecemos excelentes salarios/tarifa por hora, vacaciones pagadas y otros beneficios. Consideramos a las personas el activo más valioso. Por ello, las políticas de nuestra firma están diseñadas para atraer a los profesionales más cualificados del sector de las TI. Si te gustan los retos, esperas ser responsable de los resultados y te resulta atractiva la visibilidad, entonces tendrás una carrera excepcional en Dew Softech.
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